Isso faz parte de uma série sobre como aprimorar suas habilidades no Excel. Veja abaixo links para outros artigos.

Ao interpretar uma tabela, mexer com funções e fazer tabelas secundárias pode tomar um tempo valioso que você usaria para estudar os dados. Descomplique o processo com o recurso Analisar Dados do Excel: ele dá várias sugestões de gráficos e tabelas usando uma linguagem acessível, extraindo as informações mais importantes de forma simples.

Veja como é possível observar padrões nos seus dados sem ter que escrever uma única função.

Objetivo: analisar as vendas de uma oficina de bicicletas em quatro regiões.

O jeito antigo: criar gráficos para cada visualização e cada resumo, reorganizando a tabela para cada um deles.

O jeito da Analisar Dados: o Excel cria os gráficos para você, oferendo várias formas de visualizar os dados.

Por exemplo, o lado esquerdo da tabela abaixo traz as vendas mensais de uma oficina de bicicleta (as lojas também vendem bicicletas prontas, pneus e kits de manutenção).

Para obter visualizações automatizadas, é só clicar em qualquer lugar da tabela e depois em Analisar Dados, na guia Página Inicial. O Excel divide os dados da tabela e apresenta os resultados em uma tela nova à direita:

Entre os mais de 20 resultados, você verá resumos das vendas regionais, gráficos de faturamento por produto, comparações regionais e muito mais — uma variedade de visualizações, na qual você poderia ter levado horas para fazer manualmente! (Os resultados da Analisar Dados não se atualizam automaticamente. Se você fizer alguma alteração na tabela, feche o recurso e abra-o outra vez para atualizar os resultados.)

E tem mais: todos esses gráficos e visualizações podem ser tirados da barra lateral e usados no Excel, no Word ou no PowerPoint: clique em “+ Inserir” abaixo de um item para inseri-lo em uma planilha nova (junto com todas as informações pertinentes da tabela original).

Objetivo: obter respostas para as suas perguntas em relação aos dados.

O jeito antigo: criar uma função personalizada para calcular a resposta, o que provavelmente exige uma reorganização dos dados ou a criação de uma outra tabela contendo só os dados pertinentes.

O jeito da Analisar Dados: usando uma linguagem natural, você faz sua pergunta ao Excel na caixa de texto no topo do painel Analisar Dados. Sobre a tabela acima, por exemplo, você poderia perguntar: “Qual Item Vendido teve maior Faturamento?” O Excel pode surpreender você ao informar que foram os pneus traseiros:

Você também pode fazer perguntas envolvendo várias categorias, como “Qual o Faturamento total das Mountain Bikes e das Bicicletas Urbanas?”, ou “Qual Região vendeu a menor Quantidade de Mountain Bikes e Bicicletas Urbanas?” ou ainda “Quantos Pneus Traseiros e Pneus Dianteiros vendidos na Região oeste?”. Você só precisa ter o cuidado de usar o nome da categoria exatamente como ele aparece nas tabelas.

O painel Analisar Dados também tem ferramentas para excluir campos da análise, além de garantir que o Excel dê o tratamento certo a cada campo. É só clicar no botão de configurações (engrenagem) para ver o diálogo “Quais são os campos mais relevantes?”:

No nosso exemplo da oficina de bicicleta, dá para ver que a Analisar Dados identificou corretamente os campos não numéricos, mas talvez você prefira que ela use média em vez de soma simples ao analisar Preço. Clique Soma e escolha Média; agora, ao digitar “Qual é o Preço por Região?”, você verá um gráfico com os preços médios por região.