Preparati a passare a Google Workspace

Con Google Workspace puoi:

• Comunicare e collaborare all'istante con i tuoi colleghi: entra in contatto con il tuo team tramite riunioni video, email o chat utilizzando Google Calendar, Gmail, Google Meet e Google Chat.
• Archiviare i file in modo sicuro e trovare ciò che ti serve all'istante, su qualsiasi dispositivo: puoi conservare documenti, fogli di lavoro, presentazioni e altro ancora in un unico posto con Google Drive.
• Creare, condividere e presentare modelli, piani di progetto, video e presentazioni professionali: con Documenti, Fogli, Presentazioni e Vids Google puoi creare e modificare documenti, fogli di lavoro, video e slide direttamente nel browser web.

In Gmail puoi:

• Utilizzare i thread di conversazione per visualizzare più messaggi correlati in un'unica visualizzazione. I nuovi messaggi vengono visualizzati nella parte inferiore di un thread.
  • Fare clic sui tre puntini in basso per visualizzare l'intero thread.
• Taggare i messaggi con le etichette e utilizzare gli operatori di ricerca per trovarli.
• Usare Gemini per Google Workspace per creare bozze di email con Gemini in Gmail.

Scopri di più

Quando passi a Google Workspace, utilizzerai il browser Chrome per utilizzare strumenti come Gmail, Google Drive e Documenti Google. Puoi personalizzare Chrome e lavorare in modo sicuro su tutti i tuoi dispositivi. Con il browser Chrome puoi:

• Sincronizzare preferiti e impostazioni in tutti i tuoi dispositivi.
• Aggiungere alle funzionalità del tuo browser le estensioni del Chrome Web Store, ad esempio editor di foto e strumenti di gestione dei progetti.

Per familiarizzare con il browser Chrome prima che la tua azienda effettui il passaggio, scarica Chrome e inizia a utilizzarlo subito.

Circa 30 giorni prima che la tua organizzazione passi a Google Workspace, è consigliabile iniziare a ripulire la casella di posta e le relative cartelle. Hai bisogno di tempo per pensare a ciò che devi davvero conservare in Outlook. Ecco alcuni altri suggerimenti per iniziare:

• Per facilitare il processo di migrazione, prova a non superare le dieci cartelle nella struttura delle cartelle delle email.
• Controlla i messaggi nelle cartelle, incluse le cartelle nidificate che potrebbero non essere visibili. Potresti dover cercare dei messaggi.
• Elimina i messaggi email che non è necessario conservare.

Controlla le tue mailing list e scopri quali elenchi devi conservare o eliminare.

Prendi nota degli eventi ricorrenti e delle riunioni importanti prima di passare a Google Calendar. Durante il processo di migrazione, alcune riunioni ricorrenti potrebbero non essere visualizzate in Calendar.

Quando inizi a utilizzare Google Workspace, troverai file, messaggi email e altro ancora cercando ciò che ti serve.

• Il giorno in cui la tua organizzazione passa a Google Workspace, dedica del tempo per rivedere le impostazioni del tuo account e acquisire familiarità con il tuo nuovo account Google Workspace.
• Collabora con il tuo responsabile per coordinare questo programma con altri membri del tuo team.

Se lavori da remoto, pianifica una sessione per ricevere assistenza personalizzata e peer-to-peer presso la sede della tua organizzazione la settimana in cui l'azienda passa a Google Workspace.

Prima che la tua azienda passi a Google Workspace, contatta il team di formazione per sapere quali corsi e risorse per Google Workspace sono disponibili:

• Esamina le risorse di formazione di Google Workspace del tuo team dedicato. Ad esempio, esiste un sito web interno in cui puoi trovare risorse di apprendimento, come registrazioni o presentazioni?
• Se il tuo team di formazione ha un calendario di formazione condiviso, controlla le date imminenti e aggiungile al calendario.
• Esplora questo Centro didattico Google Workspace per consultare guide alla transizione, suggerimenti utili e altro ancora.
• Registrati alla formazione avanzata, se è offerta dal tuo team, e iscriviti alla mailing list per ricevere informazioni sugli aggiornamenti di Google Workspace.

Verifica se la tua organizzazione dispone di un modello di firma con il logo aziendale o un'altra immagine appropriata ospitata pubblicamente. Se è disponibile un modello, assicurati di riceverlo prima che la tua organizzazione passi a Google Workspace.

Se la tua organizzazione non ha un modello di firma, ecco alcune altre opzioni:

• Se la tua organizzazione può condividere i file di Google Drive esternamente, copia e incolla la firma dalla tua vecchia app email in Gmail.
• Se la tua organizzazione non può condividere file di Drive esternamente, chiedi al team IT della tua azienda un modello di firma con un URL pubblico per l'immagine. In alternativa, se non è possibile, cerca un'immagine pubblica dal sito e copia l'URL.
• Incolla la firma di Outlook in un documento Google, quindi incolla il documento in Gmail. Dovrai eseguire un test per verificare se funziona, quindi chiedi a una persona esterna di verificare il logo nella firma.

Configura la gestione dei dispositivi mobili di base per i dispositivi Android o iOS di proprietà dell'azienda per accedere al tuo nuovo account Google Workspace e alle app di lavoro ovunque ti trovi.

• Aggiungi una password per proteggere il dispositivo.
• Se possiedi un dispositivo Android, puoi configurare un profilo di lavoro che separa le app e i dati di lavoro dalle app e dai dati personali.
• Ricevi app approvate e interne sul tuo dispositivo.