準備改用 Google Workspace

Google Workspace 能提供以下協助：

• 與同事即時溝通交流及協同合作：無論同事使用的是 Google 日曆、Gmail、Google Meet 或是 Google Chat，您都可以透過視訊會議、電子郵件或即時通訊與團隊成員取得聯繫。
• 安全地存放檔案，並透過任何裝置迅速找出所需資料：透過 Google 雲端硬碟集中存放文件、試算表、簡報等資料。
• 建立、分享及呈現專業範本、專案計畫、影片和簡報：您可以在網路瀏覽器上透過 Google 文件、試算表、簡報和 Vids 來建立及編輯相應類型的檔案。

在 Gmail 中，您可以執行下列操作：

• 在單一討論串畫面中輕鬆查看多封相關郵件，新郵件會顯示在討論串底部。
  • 按一下底部的 3 點圖示查看完整討論串。
• 為郵件加上標籤，並使用搜尋運算子尋找郵件。
• 使用 Google Workspace 專用 Gemini，透過 Gemini 版 Gmail 擬定電子郵件草稿。

瞭解詳情

改用 Google Workspace 後，您可以在 Chrome 瀏覽器中使用 Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 文件等工具。您可以自訂 Chrome 設定，並在所有裝置上安全地處理工作。您可以透過 Chrome 瀏覽器執行下列操作：

• 在所有裝置上同步處理書籤和設定。
• 透過 Chrome 線上應用程式商店擴充功能讓瀏覽器功能更豐富，例如將相片編輯器和專案管理工具加入瀏覽器。

如要在貴公司改用 Chrome 瀏覽器之前，先熟悉 Chrome 的各項功能，請立即下載並開始使用 Chrome 瀏覽器。

建議您大約在貴機構改用 Google Workspace 的 30 天前，著手清理電子郵件和電子郵件資料夾。您需要花點時間思考 Outlook 中有哪些真正需要保留的資料。您可以按照下列提示進行處理：

• 盡量讓電子郵件資料夾結構維持在 10 個資料夾，以利遷移作業順利進行。
• 檢查資料夾中的郵件，包含系統可能不會顯示的巢狀資料夾。您可能需要使用搜尋功能尋找郵件。
• 刪除不需要保留的電子郵件。

檢查郵寄清單，確認需要保留或刪除哪些清單。

改用 Google 日曆前，請先記下週期性活動以及重要會議。資料遷移期間，有些週期性會議可能不會顯示在 Google 日曆中。

開始使用 Google Workspace 後，您可以透過搜尋找到所需的檔案、電子郵件以及其他資料。

• 在貴機構正式改用 Google Workspace 那天，預留時間檢查您的帳戶設定，讓自己熟悉新的 Google Workspace 帳戶。
• 配合您的主管進行相關作業，並與其他團隊成員協調作業時程。

如果您是遠距工作人員，請在公司改用 Google Workspace 當週，安排時間前往貴機構辦公室進行 1:1 同儕支援。

在貴公司改用 Google Workspace 之前，請與訓練團隊聯絡，瞭解可取得的 Google Workspace 課程和資源：

• 查看訓練團隊提供的 Google Workspace 訓練資源。舉例來說，貴公司是否設有提供學習資源 (例如錄製的影音內容或簡報) 的內部網站？
• 如果訓練團隊有共用的訓練日曆，請查看即將到來的訓練日期，並將訓練活動加入您的日曆。
• 探索 Google Workspace 學習中心，取得遷移指南、提示與祕訣及更多資源。
• 如果訓練團隊提供進階訓練，您可以報名參加，並申請加入郵寄清單，以便接收 Google Workspace 更新資訊。

請確認貴機構是否提供簽名範本，其中包含公司標誌或開放使用的其他合適圖片。如果有可用的範本，請務必在貴機構改用 Google Workspace「之前」取得該範本。

如果貴機構未提供簽名範本，可以採用下列其他做法：

• 如果貴機構開放與外部人士共用 Google 雲端硬碟檔案，請複製原電子郵件應用程式的簽名並貼到 Gmail。
• 如果貴機構不開放與外部人士共用雲端硬碟檔案，可以請貴公司的 IT 團隊提供含有圖片公開網址的簽名範本。如果這個做法不可行，您也可以從網站中搜尋可公開存取的圖片並複製圖片網址。
• 將您先前的簽名貼到 Google 文件中，然後再貼到 Gmail。您必須測試這個做法是否可行。建議請機構外部人士為您確認簽名中的標誌能否正常顯示。

只要為公司擁有的 Android/iOS 裝置設定基本行動裝置管理功能，即可隨時隨地存取新的 Google Workspace 帳戶和工作應用程式。

• 新增密碼以保護您的裝置。
• 如果您擁有 Android 裝置，就可以建立工作資料夾，以便區隔工作和個人的應用程式與資料。
• 在裝置上取得核准的內部應用程式。