規劃及管理專案

詳情請造訪 Google 網路論壇說明中心

您可以在 Google Chat 中建立聊天室，方便團隊成員快速交流，一起腦力激盪。聊天室中也可以共用檔案。

您可以建立團隊日曆，用來追蹤團隊會議與成員休假時間。建立專案日曆即可追蹤專案里程碑和日期。每個日曆的建立方式都相同。

建立日曆

與團隊成員共用日曆

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

您可以在共用的試算表中追蹤及更新專案狀態，並與團隊成員透過協同合作完成專案工作。詳情請參閱「建立專案計畫」。

您可以安排定期團隊會議，以取得每個人的狀態更新資訊，以及更新專案計畫中的工作資訊。您可以在團隊日曆中建立會議，也能使用團隊的 Google 網路論壇電子郵件地址傳送會議邀請給所有成員。詳情請參閱規劃及舉辦會議一文。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左上方的「建立」圖示 。
3. 新增活動名稱以及其他詳細資訊。
4. 按一下「不重複」旁邊的向下箭頭 。
5. 選擇活動的重複頻率，以及重複活動結束的時間。
6. 按一下右上方的 [儲存]。

您可以建立團隊網站，讓機構所有成員都能找到團隊的資訊、專案和其他資源。詳情請參閱開始使用協作平台。

使用 Google 雲端硬碟將您的專案計畫、規格和會議紀錄儲存在「我的雲端硬碟」中的共用專案資料夾，也可以儲存在共用雲端硬碟中。

在「我的雲端硬碟」中建立資料夾

1. 開啟雲端硬碟，按一下 [我的雲端硬碟]。
2. 前往要建立資料夾的位置。
3. 依序按一下「新增」「資料夾」。
4. 輸入資料夾名稱，然後按一下 [建立]。

將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾

1. 選取所需檔案。
2. 依序按一下「更多」圖示 [移至] 。
3. 選取所需資料夾，然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]。

您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。

共用雲端硬碟

如果您尚未建立共用雲端硬碟並新增成員，請先完成這項程序，並至少授予所有成員協作者的權限，以便成員協作檔案。如需操作說明，請參閱共用雲端硬碟最佳做法。接下來，請在共用雲端硬碟中建立資料夾並新增檔案。 

在共用雲端硬碟中建立資料夾

1. 開啟雲端硬碟，按一下 [共用雲端硬碟]。
2. 前往要建立資料夾的位置。
3. 依序按一下「新增」「資料夾」。
4. 輸入資料夾名稱，按一下 [建立]。

注意：

• 如要將已儲存在「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟的資料夾移至其他共用雲端硬碟，請與您的管理員聯絡。
• 子資料夾的權限設定必須和所屬頂層資料夾相同。

將電腦中的現有資料夾上傳到共用雲端硬碟

1. 按一下左側的共用雲端硬碟資料夾。
2. 在電腦上將現有的資料夾拖曳到共用雲端硬碟中。或者，您也可以依序按一下 [ 新增] [資料夾上傳]，然後前往資料夾所在位置並開啟資料夾。

將檔案移至共用雲端硬碟

如要將檔案從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟，或在共用雲端硬碟之間移動檔案，只要將檔案拖曳到目標共用雲端硬碟中即可。如要移動資料夾，請與您的管理員聯絡。

在雲端硬碟中尋找任何現有的專案檔案，例如專案規格或簡報。接著請將檔案移至您的專案資料夾。

在雲端硬碟中尋找檔案或資料夾

1. 在雲端硬碟搜尋框中輸入字詞或詞組。
   在您輸入文字的過程中，Google 雲端硬碟會顯示建議的搜尋字詞，藉此加快您的搜尋速度。
2. 您可以點選任一建議項目予以開啟，也可以點選「搜尋」圖示 查看搜尋結果清單。

使用進階搜尋選項

1. 按一下搜尋框右側的向下箭頭 。
   您可以選擇任一選項或組合多個選項，進一步篩選搜尋結果。
   • 類型：依檔案類型搜尋項目。

     注意：搜尋協作平台網站時，系統只會傳回您具有檢視或編輯權限的協作平台網站草稿 (即尚未發布的協作平台網站)。

   • 擁有者：依檔案擁有者搜尋項目。
   • 檔案位置：依檔案位置搜尋項目 (包括「垃圾桶」或「已加星號」中的項目)。您也可以只搜尋「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的資料夾。
   • 修改日期：顯示使用者 (包括您以外的其他人) 最近修改過的項目。
   • 項目名稱：搜尋採用特定檔案名稱的項目。
   • 包含字詞：搜尋內含特定字詞的檔案。
   • 共用對象：搜尋有權存取特定檔案的使用者。
   • 追蹤項目：搜尋您擁有的哪個檔案內含建議項目，或者哪個檔案中有指派給您的操作項目。
2. 按一下 [搜尋]。

將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾

1. 選取所需檔案。
2. 依序按一下「更多」圖示 [移至] 。
3. 選取所需資料夾，然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]。

您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。

請選擇會議記錄範本，並在依據範本自訂內容後儲存到您的共用專案資料夾。

1. 在電腦上前往 Google 文件、試算表、��報、表單或協作平台。
2. 按一下右上方的 [範本庫]。
3. 按一下你要使用的範本。
4. 範本副本隨即開啟。

提示：如果你選擇的範本旁顯示「外掛程式」，則必須先安裝外掛程式才能使用該範本。進一步瞭解外掛程式。

在會議邀請中新增檔案，例如會議記錄或專案計畫。

1. 開啟 Google 日曆。
2. 在日曆檢視格中點選相關團隊會議。
3. 按一下「編輯」圖示 。
4. 在「活動詳細資料」底下，按一下「新增附件」圖示 。
5. 找出要新增的檔案，然後點選該檔案。
6. 按一下「選取」。

將工作新增到試算表，即可掌握您的專案狀況。接著請將專案計畫新增至共用雲端硬碟或共用雲端硬碟資料夾。

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

如需詳細資訊，請參閱使用試算表建立���態專案計畫。

如果您需要為欄標題或工作提供更多說明，可以加上說明備註。

1. 選取您要新增備註的資料欄或儲存格。
2. 依序選取 [插入] [備註]。
3. 輸入說明文字。
4. 在備註之外任何一處按一下，即可關閉備註。

您可以讓使用者在清單中選取選項。舉例來說，如要追蹤專案計畫進度，可以建立含有選項的「狀態」欄，例如「尚未開始」、「處理中」或「已完成」。

	選取您要新增選項的資料欄。
	按一下 [資料] [資料驗證]。
	選取「條件」旁邊的 [項目清單]。
	輸入有效選項，並以半形逗號分隔。
	按一下 [儲存]。
	(選用) 如要查看選項，請在該欄任一儲存格上點選箭頭。

您可以運用條件式格式設定規則，將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說，您可以將已完成的工作上色，與尚未開始或進行中的工作清楚區分。

您可以透過電子郵件通知隨時掌握專案的更新情形和狀態異動，系統會在專案計劃有所變更時通知您，並顯示執行變更的使用者、變更時間以及變更的內容。您也可以選擇接收通知的頻率。

新增通知

1. 在試算表中依序選取 [工具] [通知規則]。
2. 選取您想收到通知的時間和頻率。
3. 按一下 [儲存]。
4. 按一下 [完成]。

從團隊即時通訊聊天室共用資料夾或檔案

1. 開啟 Chat 或 Gmail。
2. 在「聊天室」下方，按一下團隊聊天室。
3. 按一下聊天室頂端的 [共用檔案]。
4. 找出「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的目標資料夾或檔案。
5. 按一下「選取」。
6. 按一下聊天室中的「傳送」圖示 。
7. 在「與聊天室成員共用」旁邊選擇適當權限。
8. 按一下 [傳送]。

與團隊共用「我的雲端硬碟」中的資料夾

與群組共用資料夾後，所有成員都會取得相同層級的存取權。請授予團隊成員「編輯者」權限，方便他們使用檔案進行協作。

與團隊共用位於「共用雲端硬碟」中的資料夾

凡是您移至共用雲端硬碟的資料夾和檔案，都會自動與共用雲端硬碟的成員共用。

1. 開啟 Chat 或 Gmail。
2. 在雲端硬碟中按一下 [我的雲端硬碟]，選取要共用的資料夾。
3. 按一下「共用」圖示 。
4. 輸入團隊的電子郵件地址。
5. 在右側將權限設為「編輯者」。
6. 按一下 [傳送]。

準備就緒後，您就可以共用專案計畫，方便團隊成員檢閱。專案檔案可能包括專案計畫、議程或簡報。共用檔案時，請授予共用對象「加註者」或「編輯者」權限，方便對方新增註解或更新內容。

接下來，您就可以與團隊成員 (或是您為團隊建立的群組) 共用專案計畫。

如要透過聊天室共用檔案，請參閱「共用專案資料夾」。

共用您所擁有或可編輯的檔案

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

如果您選擇發送通知，所有共用對象都會收到一封包含連結的電子郵件。如果您授予團隊成員「編輯者」權限，對方即可進行下列作業：

• 新增或更新內容，例如工作項目、擁有者和截止日。
• 插入要給特定使用者的註解。
• 在試算表中篩選內容。
• 在試算表中更新工作狀態或備註說明。

新增註解

在專案計畫中更新狀態資訊

1. In Sheets, open the project plan.
2. Next to a task that you own, change the status.

在團隊會議開始前傳送狀態更新資訊

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下活動。
3. 在邀請對象的人數旁邊，選取以下其中一個選項：
   • 「與邀請對象聊天」圖示 ：開啟新的或原有的即時通訊。只有貴公司或學校機構中已啟用 Chat 的邀請對象，才能加入即時通訊。
   • 「傳送電子郵件給邀請對象」圖示 ：開啟新的電子郵件。所有邀請對象都會收到該電子郵件。

在團隊會議進行時取得狀態更新資訊

在團隊會議期間進行專案計畫簡報，每個人都可以即時更新自己的狀態。

1. 開啟 Meet 並加入視訊會議。
2. 按一下底部的「立即分享螢幕畫面」圖示 ，然後選擇要分享的內容：
   • 你的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
3. 按一下 [分享]。
4. 簡報完成後，按一下 [停止顯示]。

使用群組郵件取得狀態更新資訊

使用群組電子郵件一次傳送電子郵件給所有群組成員，要求在專案計畫中更新自己的工作狀態。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的「撰寫」。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
   • 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

使用 Chat 取得狀態更新資訊

傳送即時通訊訊息給團隊成員以取得他們的狀態更新資訊。

傳送即時訊息給使用者：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

傳送即時訊息給群組：

如果專案的時間軸、需求或資源有所變更，請更新您的專案文件。接著，如果您需要配合新時程更新會議時間，或是將新的團隊成員加入會議，請在團隊日曆中更新活動。

更新現有活動

1. 開啟 Google 日曆。
2. 在日曆檢視格中按一下該活動。
3. 按一下「編輯」圖示 。
4. 按一下相應的日期或時間即可變更。
5. (選用) 新增邀請對象。
6. 按一下 [儲存]。
7. 如果是週期性活動，請選擇要更新哪些活動，然後點選 [確定]。
8. 按一下 [傳送]。

如果專案的時程或里程碑有所異動，可以使用電子郵件快速通知所有團隊成員。

使用 Gmail 通知成員

您可以直接輸入群組電子郵件地址，無需逐一輸入團隊成員的電子郵件地址。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的「撰寫」。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
   • 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

傳送電子郵件給共用雲端硬碟的成員

1. 按一下左側的共用雲端硬碟。
2. 在頂端的共用雲端硬碟名稱旁邊，依序點選向下箭頭 [傳送電子郵件給成員]。
3. 變更主旨並輸入郵件內容。
4. (選用) 如果您只要傳送電子郵件給具備特定存取層級的成員，或想將郵件副本傳送給自己，請勾選對應方塊。
5. 按一下 [傳送]。

系統會在電子郵件中附上共用雲端硬碟連結。

當您的專案協作完成後，可以變更共用設定或封存您的檔案，這樣一來，協作者就無法繼續編輯最終版檔案。

詳情請參閱共用最終版文件一文。

專案完成後，您可以在 Google 簡報或 Google Vids 中建立專案結案簡報，與團隊成員共用及協作，並在 Google 簡報中使用 Gemini 生成簡報圖像。

或者，您也可以使用 Vids 製作影片報表。您可以使用範本、錄製影片和旁白，或是從頭設計影片。

• Google Workspace 實務應用：提出有力提案的 10 大秘訣
• 開始使用簡報
• 開始使用 Vids