Che cos’è l’Activity Based Working
Il modello “Activity Based Working” (ABW) è un metodo organizzativo degli spazi di lavoro che prevede la trasformazione degli uffici tradizionali in luoghi che realmente accolgono le esigenze dei lavoratori e si adattano a queste.
L’efficacia di questo modello risiede nella varietà di spazi differenziati. Questa, infatti, permette agli individui di scegliere l’ambiente più adeguato nell’arco della giornata lavorativa, a seconda del tipo di attività da svolgere, a differenza degli uffici tradizionali con postazioni fisse.
In questo articolo parleremo di quanto l’organizzazione e la gestione strategica degli spazi siano fondamentali in azienda e di come queste influiscono positivamente sulla produttività, sul benessere dei dipendenti e sull’ambiente lavorativo nel suo complesso. Seguiranno consigli su come implementare efficacemente l’Activity Based Working in azienda.
Le origini dell’Activity Based Working
La paternità del modello è attribuita a Erik Veldhoen, noto consulente, saggista e imprenditore olandese riconosciuto a livello internazionale, che introduce per la prima volta questo approccio nel suo libro “The Demise of the Office”, pubblicato nel 1994.
Tra i primi a proporre un nuovo modo di pensare l’ambiente di lavoro e ispirato dalla crescente digitalizzazione e dai cambiamenti nelle esigenze dei lavoratori, Veldhoen propone una vera e propria rivoluzione: dagli uffici tradizionali a uno spazio completamente nuovo.
Il modello tradizionale, secondo Veldhoen, limita i dipendenti nello svolgimento delle attività, vincolandoli alla loro scrivania personale e, già nel 1994, non risponde più adeguatamente alle esigenze di flessibilità e collaborazione emergenti.
La sua proposta, invece, è quella di creare un ambiente lavorativo che permetta alle persone di scegliere lo spazio più adeguato in cui lavorare, in base all’attività da svolgere.
L’adozione dell’Activity Based Working inizia a diffondersi rapidamente prima nei Paesi Bassi e successivamente in tutto il mondo, influenzando il design degli uffici e le politiche aziendali.
Oggi, l’ABW rappresenta una delle più significative evoluzioni nel design degli spazi di lavoro degli ultimi decenni.
I principi su cui si basa l’Activity Based Working
Il modello dell’Activity Based Working si basa sull’idea che l’ambiente di lavoro debba essere flessibile e adattabile, rispondendo alle diverse esigenze operative dei dipendenti. Di seguito i principi fondamentali su cui si fonda l’ABW.
Libertà di scelta e flessibilità
L’assunzione fondante dell’Activity Based Working è l’idea per cui i dipendenti debbano avere a disposizione diversi tipi di spazi all’interno dell’ufficio, tra cui possono scegliere in base a come devono lavorare e all’attività che hanno da svolgere.
A differenza dell’approccio tradizionale di assegnazione di una postazione fissa a ciascuna persona, il metodo ABW riconosce che non tutte le attività lavorative sono uguali e che ciascuna richiede un ambiente specifico per essere svolta al meglio.
Infatti, mentre alcune attività richiedono isolamento, spazi silenziosi e privi di distrazioni, altre possono beneficiare di ambienti più aperti, collaborativi e dinamici.
Diversificazione degli spazi di lavoro
Questo principio rappresenta un altro importante perno dell’Activity Based Working. Gli uffici ABW, infatti, sono progettati per includere al loro interno una vasta gamma di spazi di lavoro, ognuno dei quali è adattato a differenti tipologie di attività.
Questi spazi includono:
- Library per lavori di concentrazione;
- Open space e sale briefing per attività di collaborazione;
- Sale riunioni e conferenze per incontri formali;
- Phone booth per chiamate e video call;
- Area break per momenti di relax e svago;
- Office pod per incontri informali o estemporanei.
Ciascuno di questi spazi è pensato per favorire una precisa funzione.
Implementazione tecnologica
La tecnologia ricopre un ruolo chiave all’interno dell’Activity Based Working, secondo cui è fondamentale implementarla nelle aree di lavoro per permettere una migliore gestione degli spazi e facilitare la mobilità dei dipendenti.
Gli uffici ABW si avvalgono di un’ampia scelta di strumenti tecnologici da poter utilizzare. Tra questi troviamo:
- Rete wireless veloce e affidabile per garantire la connettività ovunque all’interno dell’ufficio.
- Strumenti di comunicazione e collaborazione online (come Microsoft Teams, Slack, Zoom, e Google Workspace) per permettere la comunicazione in tempo reale e la collaborazione a distanza.
- Interfacce e software per la gestione degli spazi di lavoro e la prenotazione delle risorse (come sale riunioni e postazioni di lavoro).
- Sistemi di videoconferenza, essenziali per collegare team distribuiti e collaborare con clienti e partner.
- Dispositivi mobili (come laptop e tablet) per consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo.
- Soluzioni di sicurezza informatica (come firewall e antivirus) per proteggere i dati aziendali e garantire la sicurezza delle comunicazioni.
- Strumenti di monitoraggio e analisi degli spazi per analizzare l’utilizzo degli spazi per ottimizzare la disposizione e l’efficienza degli ambienti di lavoro.
Vantaggi dell’Activity Based Working per l’azienda
Anziché sul tradizionale e limitante concetto di postazione fissa, il modello Activity Based Working si concentra sulle persone e sulla varietà di attività lavorative che svolgono, creando ambienti flessibili e adattabili.
Viene così capovolta la tradizionale concezione del lavoro: non è più il lavoratore a conformarsi allo spazio di lavoro, ma è lo spazio di lavoro che si adatta alle esigenze del lavoratore.
La strategia rivoluziona tutte le sfere del lavoro in ufficio e delle risorse umane che lo attraversano, come salute, performance lavorativa e percezione dell’ambiente di lavoro.
In particolare, i vantaggi di questa strategia sono molteplici e, tra i principali, troviamo: l’aumento della produttività, il miglioramento del benessere e la promozione della collaborazione e dell’innovazione.
Aumento della produttività ed efficienza
L’Activity Based Working contribuisce a migliorare notevolmente la produttività.
Infatti, dalla possibilità di adattare lo spazio di lavoro alle esigenze e alle attività, deriva una migliore ottimizzazione del tempo e delle risorse e una più alta concentrazione dei dipendenti.
Riduzione dello stress e miglioramento del benessere
Con l’Activity Based Working gli spazi vengono progettati per migliorare il comfort e ridurre le distrazioni. Questo contribuisce a ridurre sensibilmente lo stress, permettendo ai dipendenti di concedersi momenti di relax ma anche di aumentare il loro livello di concentrazione quando necessario, migliorando quindi il benessere generale.
Inoltre, la maggiore autonomia e indipendenza dei lavoratori contribuiscono a incrementare la soddisfazione e il benessere all’interno dell’azienda.
Promozione dell’innovazione
La creazione di spazi di lavoro comuni all’interno dell’ufficio favorisce lo sviluppo di un più forte spirito di coesione tra i dipendenti. Questo comporta, inoltre, un miglioramento dell’innovazione e dello spirito creativo all’interno del team.
Come l’ABW influenza le interazioni interpersonali
Comunicazione
La transizione da ufficio tradizionale a ufficio ABW favorisce la comunicazione sia tra colleghi che con visitatori esterni.
Gli spazi sono progettati per essere funzionali e di supporto a tutti i tipi di comunicazione necessaria invece di forzare in un unico spazio ogni tipo di interazione.
La rottura delle barriere gerarchiche e dipartimentali, inoltre, incoraggia lo scambio di informazioni con una più vasta gamma di colleghi, promuovendo un’influenza reciproca attiva tra persone con background diversi.
Collaborazione
Il lavoro collaborativo richiede un luogo fisico adatto a questo fine.
L’ufficio ABW dà alle persone la possibilità di scegliere uno spazio di lavoro adatto alle attività collettive, come open space o sale riunioni. La collaborazione, quindi, è facilitata dai nuovi canali e aree di comunicazione creati.
Interazioni informali
Infine, le aree break e le zone comuni previste dall’Activity Based Working facilitano le interazioni spontanee tra colleghi impattando positivamente sul loro stato d’animo.
Gli incontri e le conversazioni non pianificate, infatti, permettono la percezione di maggiore coesione e cooperazione all’interno dello spazio di lavoro riducendo lo stress delle persone coinvolte.
Come implementare l’Activity Based Working nella tua azienda
Implementare l’Activity Based Working in un’azienda non è un cambiamento banale e richiede un approccio strutturato e strategico, basato su diverse fasi fondamentali.
Le tre azioni principali su cui concentrarsi sono:
- Valutazione delle Esigenze e degli Obiettivi;
- Progettazione e Configurazione degli Spazi;
- Formazione e Coinvolgimento dei Dipendenti.
Fase 1 – Valutazione: Esigenze, Abitudini e Obiettivi
Il primo passo per un cambiamento ottimale e sostenibile è la valutazione approfondita delle esigenze, delle abitudini e degli obiettivi delle persone che attraversano ogni giorno l’ufficio. È quindi necessario analizzare le attività lavorative, identificare le esigenze specifiche di ciascun team e definire gli obiettivi che l’organizzazione vuole raggiungere tramite l’Activity Based Working.
Fase 2 – Progettazione e Configurazione degli Spazi
Definiti gli obiettivi e raccolti i dati, si passa alla fase di progettazione del cambiamento.
In base alle informazioni acquisite e alle caratteristiche dei team e dell’organizzazione, è possibile iniziare a progettare degli spazi che prendano in considerazione questi fattori e che accolgano le esigenze dell’organizzazione.
Ciascuno spazio deve essere versatile e adattabile per rispondere alle mutevoli esigenze dei lavoratori.
Fase 3 – Formazione e Coinvolgimento dei Dipendenti
Per garantire che l’Activity Based Working venga efficacemente accolto in azienda, la formazione di tutti i membri dell’organizzazione è fondamentale.
Per fare ciò è necessario, dunque, organizzare dei momenti di informazione e coinvolgimento dei lavoratori sull’utilizzo dei nuovi spazi e sulle regole di utilizzo degli ambienti e degli strumenti (ad esempio: prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, utilizzo dell’area break, etc.).
Il progetto ABW di Harpaceas
Harpaceas, società impegnata nello sviluppo dei software dagli anni ‘90, è un esempio di come progettare un ufficio secondo i principi dell’Activity Based Working.
Il progetto è nato con l’idea di raggiungere tre obiettivi fondamentali:
- Migliorare l’efficienza dei processi aziendali;
- Favorire lo sviluppo di un migliore work life balance;
- Riprogettare gli spazi e sviluppare un modello di lavoro improntato sullo smart working.
Con il supporto di Workitect, i nuovi uffici di Harpaceas sono stati progettati secondo l’approccio ABW. Nello specifico sono state create diverse aree lavorative:
- Virtual Booth e Phone Booth: cabine isolate acusticamente per telefonate e videocall;
- Informal Meeting: per riunioni estemporanee e conversazioni informali;
- Library e Aree Chiuse: spazi dedicati al lavoro di concentrazione e individuale, ideali per attività che richiedono tranquillità;
- Open Space: aree con postazioni non assegnate;
- Aree Break: per le pause e i momenti di socializzazione.
Per supportare questa nuova organizzazione degli spazi, Harpaceas ha inoltre introdotto un sistema di desk sharing. Questo ha permesso ai dipendenti di scegliere liberamente dove lavorare, prenotando di volta in volta la postazione.
Progetta i tuoi nuovi uffici con Workitect
In Workitect ci occupiamo di progettazione di uffici e spazi di lavoro. Grazie a un approccio innovativo e dinamico, abbiamo lavorato con aziende e organizzazioni quali Vivienne Westwood, PwC, Bonduelle, Gellify, Panasonic, Thales Alenia, Save The Children, Sodexo e Fondazione Telethon.
Accompagniamo le organizzazioni nella progettazione di uffici innovativi, funzionali e in linea con la loro cultura. Creiamo un percorso strutturato in più fasi, che si traduce nella creazione di ambienti capaci di favorire connessione, produttività e benessere.
La nostra progettazione, infatti, parte da un’analisi approfondita delle attività svolte nell’organizzazione. Utilizziamo strumenti come l’ABW List per comprendere le esigenze reali delle persone e tradurle in layout coerenti con il modo di lavorare. Il risultato è un ambiente di lavoro personalizzato che rispecchia la cultura aziendale e si adatta con intelligenza e strategia alle sfide del presente.
Per richiedere maggiori informazioni e fissare una call conoscitiva puoi compilare il form nella pagina contatti.
