Sistem Digital Bisa Kurangi Pemborosan Administrasi di Sekolah

JAKARTA, KOMPAS.com - Masih banyak pemborosan yang semestinya bisa diminimalkan, bahkan dihilangkan oleh instansi pendidikan dalam menjalankan fungsi administrasi, baik di sekolah menengah maupun perguruan tinggi. Contohnya penggunaan sistem manual seperti mesin fotokopi, printer, dan kertas.

"Paling sedikit sekolah itu mengeluarkan biaya kira-kira sebesar  Rp 1,3 miliar per tahun untuk biaya penggunaan fotokopi, printer dan penggunaan kertas," ujar Vincent Kwan, Chief Excecutive Officer (CEO) Edugate Learning System pada “Fashion & Attitude in Business", Sabtu (4/2/2017).

Menurut dia, baik sekolah maupun perguruan tinggi di Indonesia saat ini memiliki masalah serius dalam mengelola kegiatannya, terutama jika dikaitkan dengan kendala utama menggunakan sistem manual. Beberapa kendala itu adalah pemborosan biaya, performa sistem yang lamban, tambahan beban kerja, serta tidak interaktif.

Untuk itulah, Vincent dan timnya mengenalkan Edugate Learning System sebagai platform digital yang bisa merapikan sistem manajemen dan administrasi. Ada 120 fitur dalam platform ini untuk mendukung proses belajar dan terintegrasi dengan sistem digital bagi sekolah dan universitas.

Beberapa fitur itu antara lain e-journals, e-book, online chatting, mobile apps, parental control, plagiarism checker dan lain-lainnya. Selain lebih cepat dan hemat, fitur-fitur tersebut membantu pihak sekolah atau perguruan tinggi dan orang tua untuk melakukan pengecekan sebuah karya tulis tergolong plagiat atau tidak, dan forum komunikasi bagi guru, dosen, murid, mahasiswa-mahasiswi, dan orang tua berjalan atau tidak.

"Pendaftaran sekolah atau kampus juga via online dan sistem pembayarannya sudah melalui Payment Gateaway sehingga lebih mudah, efisien dan hemat," ujarnya.

Vincent menambahkan, setiap pembayaran yang terkait sekolah atau universitas akan mudah terkontrol, termasuk di dalamnya pemberitahuan atas laporan aktivitas siswa yang dapat diakses secara real-time. Setiap waktu guru, dosen, murid, mahasiswa-mahasiswi, dan orang tua bisa mengetahui nilai ujian dan kegiatan belajar-mengajar melalui perangkat elektronik, baik komputer maupun telepon genggam.

"Kami merancang sistem ini sesuai permintaan pihak sekolah dan universitas. Ada server tersendiri untuk mengelola data-data pribadi milik sekolah dan universitas secara mandiri dan terintegrasi," tutur Vincent.